HABEAS DATA POLITICA Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES JARDINERIA PULIDO SAS 1. INTRODUCCIÓN JARDINERIA PULIDO SAS empresa comprometida con el cumplimiento de lo establecido en la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), derecho constitucional “que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas”, La Ley 1581 de 2012 "por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y el Decreto 1377 de 2013 "por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012" y cumpliendo el uso legal, el tratamiento de acuerdo con los fines establecidos, la seguridad y privacidad de la información que se recolecte, almacene, use, circule o suprima, establece medidas generales para garantizar la seguridad y privacidad para la adecuada protección de datos personales, evitando posibles pérdidas, consultas, accesos no autorizados de datos personales registrados en las bases de datos que maneje JARDINERIA PULIDO SAS. 2. OBJETIVO JARDINERIA PULIDO SAS se compromete a garantizar la privacidad y la protección de los datos personales de sus empleados, clientes, proveedores y cualquier otra persona cuyos datos sean procesados por la empresa. 3. ALCANCE Esta política se aplica a todos los datos personales recopilados, utilizados, procesados y almacenados por JARDINERIA PULIDO SAS, ya sea en formato electrónico o físico, de nuestros empleados, clientes y proveedores. 4. NORMATIVIDAD APLICABLE • Constitución Política de Colombia • Ley 1581 de 2012 • Decreto 1074 de 2015 Capítulo 25 y Capítulo 26 compilatorios de los decretos: • Decreto 1377 de 2013 • Decreto 886 de 2014 • Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data” • Actos administrativos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio. 5. DEFINICIONES  Aviso de privacidad: es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.  Autorización: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.  Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.  Dato personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.  Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.  Dato público: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.  Dato semiprivado: son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.  Dato sensible: son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.  Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.  Responsable del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.  Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.  Transferencia: se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.  Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.  Proveedor: Toda persona natural o jurídica que provea bienes y/o servicios a JARDINERIA PULIDO SAS en virtud de una relación contractual.  Cliente: Toda persona natural o jurídica que adquiera bienes y/o servicios comercializados por JARDINERIA PULIDO SAS. 6. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS El artículo 4 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, establece unos principios para el tratamiento de datos personales los cuales se aplicarán, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley. Los principios legales son los siguientes: a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la LEPD, el Decreto 1377 de 2013 Compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen. b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; En el momento de solicitar la autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber:  El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad del mismo.  El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes.  Los derechos que le asisten como Titular.  La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento. f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley; g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente política. 7. AUTORIZACIÓN USO DE DATOS PERSONALES De acuerdo con el artículo 9 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización del Titular, salvo en los casos expresamente señalados en las normas que reglamentan la protección de los datos personales. Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, JARDINERIA PULIDO SAS solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2. sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015. No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de: - Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. - Datos de naturaleza pública. - Casos de urgencia médica o sanitaria. - Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. - Datos relacionados con el Registro Civil de las personas. - 8. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL La autorización para el uso y/o tratamiento de los datos será gestionada por JARDINERIA PULIDO SAS, a través del Anexo No. 1 de la presente política Aceptación y Autorización para el manejo de datos personales que se hará firmar por los empleados, clientes y proveedores de la compañía. JARDINERIA PULIDO SAS, con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, informará de manera clara y expresa al Titular, lo siguiente: a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este; b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; c) Los derechos que le asisten como Titular; d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono JARDINERIA PULIDO SAS. 9. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es JARDINERIA PULIDO SAS., cuyos datos de contacto son los siguientes: - Dirección: Carrera 2 N°56-62 Zona Industrial Cazuca Entrada 2 Soacha - Correo electrónico: jardineriapulido@hotmail.com - Teléfono: 3118803555 – 3105699418 10. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS JARDINERIA PULIDO SAS., en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley. El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales incluye recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. El tratamiento de los datos estará sujeto a las finalidades autorizadas por el Titular, a las obligaciones contractuales entre las partes, así como, a los casos en los cuales existan obligaciones legales que deba cumplir. JARDINERIA PULIDO SAS., tratará los datos personales de sus empleados, clientes y proveedores. 10.1 BASE DE DATOS DE EMPLEADOS JARDINERIA PULIDO SAS., se obliga a almacenar los datos e información personales, que obtenga como producto del proceso de selección de los empleados, en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Tales carpetas, bien sea físicas y/o digitales, serán tratadas por la persona de recursos humanos JARDINERIA PULIDO SAS., con la finalidad específica de permitir el desarrollo de la relación laboral. La información de los empleados solo será suministrada a terceras personas, en virtud de la orden de una autoridad competente; en cualquier otro caso, se encuentra prohibida la divulgación de tales datos personales. 10.1.1 Después de extinta la relación laboral. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, JARDINERIA PULIDO SAS., procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo, sometiendo tal información a un nivel superior de seguridad. 10.1.2 Tratamiento De Datos De Menores JARDINERIA PULIDO SAS de acuerdo con el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, realiza Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes en el marco de los criterios señalados en el artículo 2.2.2.25.2.9 sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013), con observancia de los siguientes parámetros y requisitos: 1. Que el uso del dato responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2. Que en el uso del dato se asegure el respeto de sus derechos fundamentales del menor. Cumplidos los anteriores requisitos, JARDINERIA PULIDO SAS solicitará al representante legal del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. En calidad de responsable y/o encargado velará por el uso adecuado de los datos de niños, niñas y adolescentes aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias. Asimismo, identificará los datos sensibles recolectados o almacenados con el fin de incrementar la seguridad y tratamiento de la información. 10.2 BASE DE DATOS DE CLIENTES Y PROVEEDORES Los datos recolectados y almacenados por JARDINERIA PULIDO SAS, son utilizados para fines comerciales como: cotizaciones, ofrecer productos, pagar bienes y servicios, remitir comunicaciones informativas, hacer invitaciones a eventos, propiciar relaciones comerciales en beneficio de la empresa, entre otros fines propios de la gestión que adelanta la empresa. JARDINERIA PULIDO SAS solicitará, a más tardar en el momento de su recolección, la autorización del titular para el tratamiento de estos datos, informándoles los datos personales que serán recolectados, así como las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento. No obstante, es importante recordar que de acuerdo con el Decreto 1377 de 2013, los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, es decir, que sean datos públicos. Estudios de mercado puntualmente sobre los productos y servicios que ofrece la compañía. Publicidad y remisión de información correspondiente a nuestros productos y servicios. Creación y registro de las personas con las que se tenga alguna relación comercial y contractual, como proveedores y/o clientes de la compañía según corresponda. Para responder las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos por JARDINERÍA PULIDO S.A.S. Elaboración de estudios con fines estadísticos, financieros y corporativos. Definir documentos y acuerdos comerciales. Remisión de correspondencia, publicidad y cualquier comunicación que se requiera en desarrollo de las actividades de las partes. Emisión y pagos de facturas, aprobación de créditos, diligenciamiento de notas de créditos, o pagares y demás actuaciones de carácter financiero, contable, económico, tributario y legal que se generen en el desarrollo de las actividades de cada una de las partes. 10.3 TRATAMIENTO DE DATOS SENCIBLES JARDINERIA PULIDO SAS, observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular. d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. 11. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS Los datos personales incorporados en las bases de datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir las finalidades para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, también se tendrán en cuenta las normas vigentes relacionadas con el periodo de conservación. 12. DERECHO DE LOS TITULARES De acuerdo con el artículo 8 de Ley Estatutaria 1581 de 2012, artículo 2.2.2.25.4.1 sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013), los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley; c) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas. 1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable. 2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 4. Por estipulación a favor de otro y para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. 13. DERECHO DE ACCESO O CONSULTA Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales. 14. DERECHOS DE QUEJAS Y RECLAMOS La Ley distingue cuatro tipos de reclamos: - Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen rectifique o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. - Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. - Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales. - Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos. 15. DERECHO A SOLICITAR PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN OTORGADA AL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012. 16. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO JARDINERIA PULIDO SAS en calidad de responsable del tratamiento cumplirá los siguientes deberes, los establecidos en el artículo diecisiete (17) de la Ley 1581 de 2012: sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: Frente al Titular: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley; e) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. Frente al Encargado: a) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; b) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; c) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; d) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; e) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; f) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; Frente a los principios y otras obligaciones: a) Observar los principios Legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad b) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; c) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. d) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. e) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 17. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO JARDINERIA PULIDO SAS en calidad de Encargado del Tratamiento cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley; d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley; f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; g) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; h) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; 18. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. El Área de Recursos Humanos, de JARDINERIA PULIDO SAS, será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal. 19. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR 19.1 Derecho de acceso o consulta JARDINERIA PULIDO SAS garantizará al Titular la consulta de forma gratuita de sus datos personales en los siguientes casos (Artículo 2.2.2.25.4.2. sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015): 1. Al menos una vez cada mes calendario. 2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, JARDINERIA PULIDO SAS podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, JARDINERIA PULIDO SAS demostrará a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos. Una vez recibida la solicitud, Una vez recibida la solicitud, JARDINERIA PULIDO SAS resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de La Ley 1581 de 2012. Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. 19.2 Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos. El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de JARDINERIA PULIDO SAS, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante JARDINERIA PULIDO SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012: a) Mediante correo electrónico a: jardineriapulido@hotmail.com o a través de correo postal remitido a Carrera 2 N 56-62 Zona Industrial Cazuca Entrada 2, Soacha - Cundinamarca. b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. c) La solicitud debe contener la siguiente información: - Nombre y apellidos del Titular. - Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación. - Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta. - Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante. - Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda. El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada: - Visualización en pantalla. - Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no. - Correo u otro medio electrónico. - Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por JARDINERIA PULIDO SAS. d) Si el reclamo resulta incompleto, JARDINERIA PULIDO SAS., requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. e) Si el Área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. f) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 19.3 Supresión de Datos. El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a JARDINERIA PULIDO SAS., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados. c) Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados. d) Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por JARDINERIA PULIDO SAS. e) Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: i. La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. ii. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. iii. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. 19.4 Revocatoria de la Autorización. El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. 20. TRATAMIENTO DE DATOS EN LOS SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA JARDINERIA PULIDO SAS. Informará a las personas que visitan las instalaciones de la compañía o que realizan sus labores dentro de la planta física u oficinas la existencia de mecanismos de videovigilancia, mediante la fijación de anuncios visibles al alcance de todos los titulares e instalados en las zonas de videovigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización. 21. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN En desarrollo del principio de seguridad, JARDINERIA PULIDO SAS., ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares. JARDINERIA PULIDO SAS, no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante, lo anterior, JARDINERIA PULIDO SAS, no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales. 22. VIGENCIA La Política rige a partir del 03 de octubre de 2024. Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía. ACEPTACIÓN Y AUTORIZACIÓN PARA EL MANEJO DE DATOS PERSONALES Yo, _______________________________________ identificado/a con CC ___ Nit ____ en mi calidad de, Empleado ☐ Cliente ☐ Proveedor ☐ por medio de la presente: Acepto que mis datos personales sean recolectados, almacenados, usados, procesados y en general tratados por JARDINIERA PULIDO SAS de acuerdo con la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales PL-SIG-06. Autorizo a JARDINIERA PULIDO SAS a realizar el tratamiento de mis datos personales con los fines establecidos en la política mencionada. Reconozco que he tenido la oportunidad de acceder a la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales y que he comprendido los derechos que me asisten, incluyendo el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mis datos personales. Entiendo que mis datos serán tratados de manera confidencial y que se adoptarán las medidas necesarias para garantizar su seguridad. Firmado en la ciudad ___________ a los ____ dias del mes de ______________ de 20__ Cordialmente, Firma: ____________________ Nombre y Apellidos: ____________________________ Cargo: ________________________________________ Nombre de la Compañía: _________________________ Nota: (Si esta información es proporcionada por una empresa por favor relacionar los datos del Representante Legal) 24. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN- MOTIVO DEL CAMBIO FECHA 1 Creación del documento 15/01/2024 2 Modificación del documento 04/10/2024